Ingericht vs Niet-ingericht Kantoor: Een Kostenvergelijking

Ingericht vs niet-ingericht kantoor: de kernvraag

Bij het aangaan van commerciële kantoorruimte sta je voor een keuze die je cashflow, je tijd tot ingebruikname en je doorlopende flexibiliteit beïnvloedt: neem je een ingerichte ruimte of een niet-ingerichte ruimte die je zelf inricht?

Beide modellen zijn gangbaar. Beide hebben legitieme toepassingen. Het juiste antwoord hangt af van je huurtermijn, je groeitraject, je kapitaalpositie en hoeveel controle je wilt over het ontwerp van je ruimte. Deze gids splitst de echte kosten van elk uit en helpt je beslissen wat logisch is voor jouw situatie.

Wat een niet-ingerichte kantoorruimte daadwerkelijk kost

De vermelde huur van een niet-ingericht kantoor is doorgaans lager dan een ingericht equivalent. Maar de vermelde huur is niet de volledige werkelijke kost. Voordat je een niet-ingerichte ruimte kunt gebruiken, moet je alles toevoegen wat een ingerichte ruimte al omvat.

• Meubilairaankoop of abonnement. Een kantoor van 30 mensen op middensegmentniveau vereist €25.000-€50.000 aan meubilair bij volledige aankoop, of een maandelijkse abonnementsvergoeding bij een circulair model.
• Ontwerp en ruimteplanning. Tenzij je het zelf doet, kost ruimteplanning en interieurontwerp voor een nieuwe inrichting €2.000-€10.000 voor een middelgroot kantoor.
• IT-infrastructuur. Bekabeling, toegangspunten, serveropzet en scherminstallatie. Doorgaans €5.000-€20.000+ voor een kantoor van 30 mensen.
• Bouwwerk. Als de ruimte scheidingswanden, decoratie of ander werk nodig heeft voordat het gereed is, zijn dit jouw kosten. Het verschil tussen Cat A en Cat B is hier relevant.
• Inkooptijd. Het inkopen van meubilair, briefen van ontwerpers, beheren van aannemers en coordineren van installatie is een aanzienlijke tijdskost.

Wat een ingerichte kantoorruimte daadwerkelijk kost

Een ingerichte kantoorruimte - een serviced kantoor, een managed kantoor met meubilair inbegrepen, of een ruimte ingericht via een circulair abonnement - heeft hogere vermelde kosten dan een niet-ingericht equivalent. Maar het omvat het grootste deel of alle inrichtingskosten die niet-ingerichte ruimtes vereisen.

• Hogere maandelijkse huur of allesomvattende vergoeding. Serviced en managed kantoren bundelen servicekosten, bedrijfsbelastingen en vaak IT in één vergoeding.
• Kortere minimumtermijnen. Ingerichte en serviced ruimtes bieden doorgaans kortere minimumverplichtingen - één tot drie jaar versus drie tot tien voor directe huurcontracten.
• Geen inrichtingskosten. Ontwerp, installatie en inkoop zijn geregeld. Dag-één-gereedheid is ingebouwd in de regeling.

Wat is beter: ingericht of niet-ingericht?

• Kies ingericht als: je huurtermijn onder de drie jaar is, je kapitaal beter elders ingezet kan worden, je teamgrootte onzeker is, of je snel operationeel moet zijn.
• Kies niet-ingericht als: je huurtermijn vijf jaar of langer is, je specifieke merk- of designeisen hebt, je kapitaalpositie sterk is, en je de tijd en middelen hebt om de inrichting te beheren.
• Overweeg een abonnement binnen een niet-ingerichte ruimte als: je de designcontrole van een niet-ingerichte ruimte wilt, maar de kapitaalefficiëntie en flexibiliteit van een ingericht model.

Belangrijkste inzichten

• Niet-ingerichte kantoren hebben een lagere vermelde huur maar vereisen aanzienlijke extra investering voordat ze bruikbaar zijn.
• Ingerichte kantoren hebben hogere vermelde kosten maar omvatten inrichting en bieden kortere minimumtermijnen.
• Een circulair abonnement binnen een niet-ingerichte ruimte geeft je designcontrole zonder de kapitaalverplichting van kopen.

Wil je weten wat een abonnementsmodel zou kosten voor jouw ruimte? Praat met NORNORM voor een vrijblijvende offerte.