CapEx versus OpEx - Was ist der Unterschied?

Discounted Cash-Flow (DCF)

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Sprechen wir zu Beginn erstmal über das DCF-Verfahren. Da sich das DCF-Verfahren auf zukünftige Leistungen bezieht und weniger auf historische Daten, eignet es sich besonders für die Bewertungen von Start-ups. Zu berücksichtigen ist, dass sich das Verfahren gegebenenfalls nicht für Start-ups eignet, die noch keine Umsätze verzeichnen beziehungsweise nachweisen können. In solchen Fällen spielen Indikatoren wie die Marktgröße oder das Innovationsniveau eine entscheidende Rolle. Daher sollte das DCF-Verfahren nur in Verbindung mit anderen Variablen zur Bewertung von Start-ups verwendet werden.

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Um den gegenwärtigen und zukünftigen Cash-Flow zu schätzen, ist eine präzise Prognose der Kosten und des Umsatzes entscheidend.

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Hierbei spielen Indikatoren wie CapEx und OpEx eine Schlüsselrolle.

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CapEx (Capital Expenditure)

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Capital Expenditure (Investitionskosten) steht für die Ausgaben langfristiger Vermögenswerte wie Gebäude, Fahrzeuge, Maschinen, Möbel oder Software. Diese Investitionen haben gemeinsam, dass sie für den laufenden Betrieb notwendig sind und nicht schnell in Geld umgewandelt werden können. Diese Ausgaben können steuerlich geltend gemacht und abgeschrieben werden. Entsprechend mindern sie als Abschreibung den Gewinn.

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Start-ups verzeichnen in den ersten Jahren oft einen negativen operativen Cash-Flow, da viel in das operative Betriebskapital (Nettoumlaufvermögen) investiert werden muss. Sharing-Economy-Anbieter wie Tier oder Lime müssen zu Beginn beispielsweise hohe Investitionen für den Kauf von E-Scooter tätigen. Auch Büromöbel und insbesondere Telefonboxen sind investitionsintensiv. So liegen die Kosten für eine schalldichte Telefonbox ohne Transport- und Implementierungskosten bereits bei €15.000-€25.000. Ein so hoher Investitionsaufwand kann die sogenannte Cash Runway eines Start-ups um 1-2 Monate verkürzen.

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OpEx (Operational Expenditure)

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Operational Expenditure (Betriebskosten) steht für laufende und wiederkehrende Kosten, die für die Aufrechterhaltung eines Betriebes oder Produktes notwendig sind, wie beispielsweise Gehälter oder Mieten. Im Gegensatz zum CapEx wird OpEx zu 100% in der Bilanz dargestellt, d.h. €500 Miete werden als €500 betriebliche Aufwendungen widergespiegelt.

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Durch “on-demand” oder “as-a-service” Angeboten, können die wiederkehrenden Kosten (OpEx) flexibel skaliert werden. Dadurch kann das Risiko eines sogenannten Cash Burnouts reduziert werden. In den letzten Jahren war dies vor allem im Bereich “x-as-a-service” also Software, Daten und Infrastruktur und deren Verlagerung in die Cloud von externen Anbietern relevant. Die wenigsten Unternehmen betreiben heutzutage noch einen eigenen Server im Haus.

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Der Unterschied

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Was ist letztendlich der Unterschied zwischen CapEx und OpEx? Nehmen wir als Beispiel eine Kaffeemaschine. Da die Kaffeemaschine für eine längere Zeit gebraucht wird, ist der Kauf eine Investition, also CapEx. Kaffeebohnen, Kaffeefilter, Wasser und Elektrizität werden laufend für die Nutzung und Aufrechterhaltung der Kaffeemaschine gebraucht und sind somit OpEx zuzuordnen.

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CapEx und OpEx kombiniert, ergibt die sogenannten TotEx, also Total Expenditure oder auch Gesamtausgaben.

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An Example

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Let's take an example. Imaging you are a company and want to move to another office. As soon as you find an office and sign the contract, it is time to organize the furniture which your coworker will use. Now you are facing three different ways to approach this case: We can either Buy, Lease or Rent furniture.

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Buying office furniture requires a lot of capital investment. From our professional experience we know the following cost categories: One-off and recurring.

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One-off costs are the costs for project development, design, delivery, furniture, installation and final removal.

Recurring costs are costs which are impossible to estimate or predict: Maintenance costs and the costs for flexibility.

Leasing is cheaper than buying but at the end of the fixed leasing period, the lessor will examine the leased furniture for any damages which inherits the risk of high costs.

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Renting office furniture is even cheaper than leasing because the residential value of furniture is not included in the monthly rent. It is also the only way which provides any flexibility, thus the tenant can freely change his furniture according to his/her needs.

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If you want to compare your offers for office furniture, you can use the following link and download our CFO furniture Excel

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NORNORM Office Furniture Cost Comparison Excel 2022

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Summary

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OpEx provides transparent and constant cash flows over time, making valuation easier and more accurate. Switching the business model to an OpEx-based "asset light" strategy is thus beneficial for valuations and can significantly extend a startup's cash runway.

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CapEx are particularly advantageous when the goods/assets to be purchased are to be used in the long term or, for example, are a critical factor in the company's success. A company that rents out high-quality furniture should rather prefer to buy it, since on the one hand it differentiates itself from other providers and on the other hand this asset will also be used in the long term.

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Companies that work in cybersecurity or confidential data have to weigh up whether they trust a cloud provider or prefer to build their own server structure that is well decoupled from the rest of the IT infrastructure. Companies should rather spend their money on developing their business and customer promise, rather then spending it on expensive CapEx investments, such as furniture.

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NORNORM and OpEx

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We at NORNORM offer start-ups as well as large companies the option of all office furniture as an OpEx variant and thus enable an easy-to-calculate cost planning and evaluation basis. With 3€ per furnished square metre and a notice period of only 6 months, our customers can scale in all directions and flexibly save costs. In addition, we have already enabled some clients to switch to remote or hybrid working, as furniture can be exchanged for others on a quarterly basis. Do you notice that relatively few employees appear in person in the office? No problem, we can convert existing workplaces into comfortable social spaces where colleagues can relax between meetings.

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