Checklist voor kantoorverhuizingen: uw gids voor een stressvrije kantoorverhuizing

Opschalen? Inkrimpen? Wil je draaien?

‍
Wat de reden ook is, verhuizen naar een nieuw kantoor is een geweldige kans om een werkruimte te creëren die creativiteit, welzijn en productiviteit bevordert. Een ruimte die uw merk en kernwaarden van vandaag weerspiegelt en uw visie voor morgen ondersteunt. Maar om uw bedrijf succesvol te maken, moet u de juiste keuzes maken.

‍

Laten we eerlijk zijn, alle logistiek kan overweldigend zijn. De planning, de verpakking, de eindeloze takenlijsten. Maar wees niet bang! Zoals elk proces kan uw kantoorverhuizing worden opgedeeld in hapklare, beheersbare stappen. Daarom hebben we een samengesteld Checklist in 10 stappen om je verhuizing zo soepel en (durven we te zeggen) aangenaam mogelijk te laten verlopen.

‍

Zie de verhuizing naar kantoor als een kans, niet alleen als een noodzaak!

‍

‍

‍

Stap 1 — Schrijf je wensen op.

‍

Aangezien u een verhuizing overweegt, weet u al dat de behoeften van uw bedrijf evolueren. Het is belangrijk om na te denken over welke functies uw nieuwe kantoor moet bevatten: open werkplekken, stilteruimtes, vergaderruimten, keukens en sociale ruimtes. Maar denk ook aan de lange termijn.

‍

• Kan de ruimte eenvoudig opnieuw worden geconfigureerd?
• Moet een vergaderruimte van vandaag over een paar jaar een open werkruimte worden?

‍

Locatie is een andere cruciale factor, samen met het budget. De kantoorruimte kan van invloed zijn op zowel uw merkimago als uw aantrekkelijkheid als werkgever. Een goed bereikbare locatie met goede vervoersverbindingen is altijd een pluspunt.

‍

‍

Stap 2 — Vind de juiste kantoorruimte: gebruik zowel logica als emotie.

‍

Je nieuwe kantoor moet aan beide voldoen het hoofd en het hart. Praktische factoren zoals grootte, budget en huurvoorwaarden zijn allemaal belangrijk, maar dat geldt ook voor het vinden van een plek waar je team kan gedijen. Je kunt geen prijs stellen op een sfeer!

‍

Om op de markt te navigeren, kunt u samenwerken met een makelaar die vastgoedeigenaren vertegenwoordigt. Maar als je zelf zoekt, krijg je vaak betere controle over beschikbare opties. Gebruik lokale zoekportalen voor onroerend goed of bezoek rechtstreeks de websites van vastgoedbedrijven. Er zijn ook platforms die gespecialiseerd zijn in flexibele kantoor- en coworking-opties.

‍

‍

Stap 3 — Bekijk je huidige contracten.

‍

Bekijk uw bestaande overeenkomsten voordat u een bezichtiging boekt.

‍

• Hoe lang bent u gebonden aan uw huidige huurcontract?
• Welke diensten (zoals alarmen, internet, printers, koffiemachines, meubilair) zijn gekoppeld aan het kantoor?

‍

Het is ook belangrijk om een realistische tijdlijn voor je verhuizing, waarbij je duidelijke deadlines vastlegt voor wanneer je in de nieuwe ruimte moet zijn.

‍

‍

Stap 4 — Beheers de kunst van kantoorbezichtigingen.

‍

Stel veel vragen! Bij de evaluatie van een kantoor gaat het niet alleen om vierkante meter, maar ook hoe efficiënt de ruimte kan worden gebruikt.

‍

• Zijn er verspilde plekken, zoals lange gangen?
• Is de indeling flexibel voor toekomstige behoeften?

‍

Tip van een pro: maak zoveel mogelijk foto's en video's. Je toekomstige zelf en collega's zullen je er dankbaar voor zijn wanneer je je opties beperkt. (Niemands geheugen is ooit zo goed als ze hopen, en plattegronden zijn niet genoeg!).

‍

‍

Stap 5 — Verzeker de logistiek.

‍

Je hebt het contract getekend, gefeliciteerd! Nu is het tijd om de praktische details te plannen.

‍

• Wat is inbegrepen in je huurprijs?
• Waar gaan stopcontacten, wifi en beveiligingssystemen naartoe?

‍

Zo vroeg mogelijk sorteren betekent later minder hoofdpijn.

‍

‍

Stap 6 — Maak de inrichting eenvoudig (en toekomstbestendig).

‍

Hier komt het leuke gedeelte: je nieuwe kantoor inrichten! Maar voordat u duizenden gaat uitgeven aan bureaus en stoelen die over twee jaar misschien niet aan uw behoeften voldoen, moet u overwegen een slimmere aanpak: een meubelabonnement.

‍

Met Meubelabonnement van NORNORM, voor ongeveer de prijs van een kop koffie per dag per werknemer, krijg je:

‍

• Een volledig ingerichte, flexibele werkruimte - Stuur je plattegrond in, ontvang binnen 48 uur een gratis 3D-ontwerpvoorstel en laat je droomkantoor in slechts zes weken leveren en installeren.
• Geen grote investeringen, neen hoofdpijn van leveranciers - Gewoon een naadloze installatie van begin tot eind.‍
• Een werkruimte die met je meegroeit - Moet je bureaus ruilen voor banken? Geen probleem. Heb je je vergaderstoelen niet meer nodig? Ze worden gerestaureerd en elders hergebruikt.

‍

Slim, eenvoudig, circulair. Koop je kantoormeubilair niet, abonneer je erop.

‍

‍

‍

Stap 7 — Breng de persoonlijkheid van je merk in beeld.

‍

Je kantoor is meer dan een werkruimte, het is een showcase voor jouw merk. Om een omgeving te creëren die uw bedrijf echt vertegenwoordigt, moet u verder denken dan dure meubels.

‍

• ‍Muurkleuren, verlichting, bewegwijzering, textiel en decoraties zet de toon en zorg ervoor dat een ruimte uitnodigender aanvoelt.
• ‍Planten brengen niet alleen een ruimte tot leven, ze brengen ook stress verminderen en het welzijn en de productiviteit verhogen.

‍

Zoals ze zeggen: „De duivel zit in de details.”

‍

‍

Stap 8 — Boek verhuizers, betrek medewerkers en informeer belanghebbenden.

‍

Vervolgens een verhuisbedrijf inhuren. Controleer referenties en vergelijk offertes, en denk dan aan:

‍

• Ga je zelf inpakken of laat je het aan de verhuizers over?
• Heb je verhuisdozen nodig?
• Moeten werknemers tijdens de overgang van thuis uit werken?

‍

Communicatie is cruciaal! Een verhuizing raakt iedereen. Zorg ervoor dat ze het begrijpen waarom je gaat verhuizen en ze enthousiast maakt voor de nieuwe ruimte.

‍

• Organiseren rondleidingen op kantoor voor de verhuizing om werknemers te helpen zich betrokken te voelen.
• Informeren klanten en dienstverleners over je nieuwe adres.

‍

‍

Stap 9 — Ga naar binnen!

‍

Het is je gelukt! Je hebt de finish bereikt. Haal diep adem en geniet van het moment.

‍

(En vergeet niet dat het veel leuker is om uit te pakken dan om in te pakken!)

‍

Als je hebt gekozen voor een flexibele oplossing voor kantoormeubilair, kunt u nog meer ontspannen zijn, omdat u weet dat uw configuratie kan evolueren naarmate uw behoeften veranderen.

‍

‍

Stap 10 — Vier het (en blijf flexibel)!

‍

Dus eindelijk is de verhuizing voltooid, de dozen zijn uitgepakt en je team is aan het settelen. Er is nog maar één ding te doen... vieren! Dus gooi een verwarmend feest op kantoor en presenteer uw nieuwe ruimte aan werknemers, klanten en partners.

‍

(En als je geabonneerd bent op NORNORM, je zit nooit vast aan een vast kantoorontwerp - dat kan zich voortdurend aanpassen uw werkruimte zonder extra kosten. De festiviteiten houden nooit op!)

‍

‍

Over NORNORM

‍

NORNORM biedt een circulaire kantoormeubelservice op abonnementsbasis.

‍

Momenteel bevinden de meeste klanten zich in Nederland, Duitsland, het VK en Scandinavië, waaronder vastgoedbedrijven, co-working spaces, startups en grote ondernemingen zoals: Edge, NREP, Miro, Netflix, Klarna en Electrolux.