Liste de contrôle pour un déménagement de bureau : votre guide pour un déménagement de bureau sans stress

Une augmentation d'échelle ? Réduction des effectifs ? Vous cherchez à changer de cap ?‍

Quelle que soit la raison, déménager dans un nouveau bureau est une opportunité passionnante de créer un espace de travail qui favorise la créativité, le bien-être et la productivité. Un espace qui reflète votre marque et vos valeurs fondamentales d'aujourd'hui, et qui soutient votre vision de demain. Mais pour assurer le succès de votre entreprise, vous devez faire les bons choix.

Soyons honnêtes, toute la logistique peut sembler écrasante. La planification, l'emballage, les listes interminables de choses à faire. Mais n'ayez crainte ! Comme tout processus, le déménagement de votre bureau peut être décomposé en petites étapes faciles à gérer. C'est pourquoi nous avons créé un Liste de contrôle en 10 étapes pour rendre votre déménagement aussi fluide et (oserons-nous dire) agréable que possible.

‍Considérez le déménagement de bureau comme une opportunité, pas seulement comme une nécessité !

Étape 1 — Écrivez vos besoins.

Puisque vous envisagez de déménager, vous savez déjà que les besoins de votre entreprise évoluent. Il est important de réfléchir aux fonctions que votre nouveau bureau devrait accueillir : espaces de travail ouverts, pièces calmes, salles de réunion, cuisines et espaces sociaux. Mais pensez aussi à long terme.

• L'espace peut-il être facilement reconfiguré ?
• Une salle de réunion d'aujourd'hui devra-t-elle devenir un espace de travail ouvert dans quelques années ?

L'emplacement est un autre facteur crucial, au même titre que le budget. La superficie du bureau peut avoir un impact à la fois sur votre image de marque et sur votre attractivité en tant qu'employeur. Un emplacement bien desservi avec de bonnes liaisons de transport est toujours un avantage.

Étape 2 — Trouvez le bon espace de bureau : faites appel à la fois à la logique et à l'émotion.

Votre nouveau bureau devrait satisfaire à la fois la tête et le cœur. Des facteurs pratiques tels que la taille, le budget et les conditions de location sont tous importants, mais il en va de même pour trouver un lieu où votre équipe peut s'épanouir. Une ambiance n'a pas de prix !

Pour naviguer sur le marché, vous pouvez travailler avec un agent immobilier qui représente les propriétaires. Cependant, effectuer une recherche par vous-même vous donne souvent meilleur contrôle des options disponibles. Utilisez les portails de recherche immobilière locaux ou visitez directement les sites Web des sociétés immobilières. Il existe également des plateformes spécialisées dans les options de bureau flexible et de co-working.

Étape 3 — Passez en revue vos contrats actuels.

Avant de réserver des visites, passez en revue vos accords existants.

• Quelle est la durée de votre contrat de location actuel ?
• Quels services (par exemple, alarmes, Internet, imprimantes, machines à café, meubles) sont liés au bureau ?

Il est également important de définir un chronologie réaliste pour votre déménagement, en établissant des délais précis pour le moment où vous devez vous trouver dans le nouvel espace.

Étape 4 — Maîtrisez l'art des visites de bureaux.

Posez plein de questions ! Lors de l'évaluation d'un bureau, il ne s'agit pas seulement mètres carrés, mais aussi l'efficacité avec laquelle l'espace peut être utilisé.

• Y a-t-il des zones désertes, comme de longs couloirs ?
• La mise en page est-elle flexible pour répondre aux besoins futurs ?

Conseil de pro : prenez autant de photos et de vidéos que possible. Votre futur moi et vos collègues vous en seront reconnaissants lorsque vous aurez restreint vos options. (Personne n'a une mémoire aussi bonne qu'il l'espère, et les plans d'étage ne suffisent pas !).

Étape 5 — Garantir la logistique.

Vous avez signé le contrat, félicitations ! Il est maintenant temps de planifier les détails pratiques.

• Qu'est-ce qui est inclus dans votre loyer ?
• Où iront les prises de courant, le WiFi et les systèmes de sécurité ?

Le fait de trier aussi tôt signifie moins de maux de tête plus tard.

Étape 6 — Rendez l'ameublement facile (et pérenne).

Voici la partie amusante : meubler votre nouveau bureau ! Mais avant de commencer à dépenser des milliers de dollars pour des bureaux et des chaises qui pourraient ne pas répondre à vos besoins dans deux ans, pensez à une approche plus intelligente : un abonnement de mobilier.

Avec Abonnement au mobilier de NORNORM, pour environ le prix d'une tasse de café par jour et par salarié, vous bénéficiez de :

• Un espace de travail flexible et entièrement meublé - Envoyez votre plan d'étage, recevez une proposition de conception 3D gratuite dans les 48 heures, faites livrer et installer le bureau de vos rêves en seulement six semaines.
• Pas de gros investissements, non maux de tête pour les fournisseurs - Une configuration fluide du début à la fin.‍
• Un espace de travail qui évolue avec vous - Vous avez besoin de remplacer votre bureau par un canapé ? Pas de problème Vous n'avez plus besoin de vos chaises de réunion ? Ils sont restaurés et réutilisés ailleurs.

Intelligent, simple, circulaire. N'achetez pas votre mobilier de bureau, abonnez-vous.

Étape 7 — Insufflez la personnalité de votre marque.

Votre bureau est bien plus qu'un espace de travail, c'est vitrine de votre marque. Pour créer un environnement qui représente réellement votre entreprise, pensez au-delà des meubles coûteux.

• ‍Couleurs des murs, éclairage, signalisation, textiles et décorations donnez le ton et rendez un espace plus accueillant.
• ‍Plantes non seulement donnent vie à un espace, mais ils réduire le stress et améliorer le bien-être et la productivité.

Comme on dit : « Le diable se cache dans les détails. »

Étape 8 — Réservez les déménageurs, impliquez les employés et informez les parties prenantes.

Ensuite, engager une entreprise de déménagement. Vérifiez les références et comparez les devis, puis réfléchissez aux points suivants :

• Allez-vous faire vos valises ou laisser les déménageurs s'en occuper ?
• Avez-vous besoin de boîtes de déménagement ?
• Les employés devraient-ils travailler à domicile pendant la transition ?

La communication est essentielle ! Un déménagement touche tout le monde. Assurez-vous qu'ils comprennent pourquoi vous déménagez et vous les enthousiasmez pour le nouvel espace.

• Organisez visites de bureaux avant de déménager pour aider les employés à se sentir impliqués.
• Informer clients et fournisseurs de services à propos de votre nouvelle adresse.

Étape 9 — Emménagez !

Tu l'as fait ! Tu as atteint la ligne d'arrivée. Respirez profondément et profitez du moment présent.

(Et n'oubliez pas : c'est bien plus amusant de déballer que d'emballer !)

Si vous avez choisi un solution flexible de mobilier de bureau, vous pouvez être encore plus détendu, sachant que votre configuration peut évoluer en fonction de vos besoins.

Étape 10 — Célébrez (et restez flexible) !

Enfin, le déménagement est terminé, les cartons sont déballés et votre équipe s'installe. Il ne reste plus qu'une chose à faire... fêter ! Alors, lancez un fête de pendaison de crémaillère et présentez votre nouvel espace à vos employés, clients et partenaires.

(Et si vous êtes abonné à NORME, vous ne serez jamais confronté à un design de bureau fixe : vous pouvez s'adapter en permanence votre espace de travail sans frais supplémentaires. Les fêtes ne s'arrêtent jamais !)

À propos de NORNORM

NORNORM propose une service de mobilier de bureau circulaire sur abonnement.

Actuellement, la plupart des clients se trouvent aux Pays-Bas, en Allemagne, au Royaume-Uni et dans les pays nordiques, notamment sociétés immobilières, espaces de coworking, startups et grandes entreprises tels que : Edge, NREP, Miro, Netflix, Klarna et Electrolux.