Skip to main content
Phone booth-tilbud: Nu 0 DKK i installationsomkostninger, tidligere 3.999 DKK. Gælder så længe vores cirkulære lager rækker

Sådan planlægger du en kontorflytning til en anden del af byen

En kontorflytning i samme by kan virke enklere end en flytning over længere afstand, men den rummer de samme opgaver og de samme risici. Denne guide viser, hvordan du planlægger flytningen, så IT bliver ved med at køre, teamet er informeret hele vejen, og de nye lokaler er klar, før den første medarbejder møder ind.

Table of Contents

Example H2

Derfor er en kontorflytning i samme by sværere, end den ser ud

En flytning i samme by føles enklere end en flytning over længere afstand. Afstandene er korte, dit team får omtrent den samme transport til arbejde, og logistikken virker overskuelig. Men kontorflytninger i samme by overrasker igen og igen virksomhederne, fordi opgaven ser enkel ud og derfor ikke bliver planlagt grundigt nok.

Udfordringerne er ikke færre end ved en længere flytning, bare anderledes. Du skal stadig koordinere IT, medarbejdere og møbler på to adresser, der begge er i brug, mens virksomheden kører videre. Og du skal stadig aflevere de gamle lokaler i god stand.

Planlægning af en kontorflytning i samme by: de vigtigste beslutninger

  • Fastlæg indflytningsdatoen tidligt, og planlæg baglæns derfra. Selv en kort flytning kræver mindst 8–12 ugers forberedelse.
  • Beslut, hvordan de nye lokaler skal møbleres. Den beslutning skal træffes samtidig med, at lejekontrakten underskrives, og ikke bagefter. Hvis du vælger et møbelabonnement, så send plantegningen til leverandøren, så snart kontrakten er underskrevet.
  • Sørg for, at internetforbindelsen er klar på den nye adresse. Det kan tage 4–8 uger at få etableret bredbånd. Undersøg leveringstiden, før du lægger dig fast på en indflytningsdato.
  • Gør status over de møbler, I har. Vurder, hvad der er værd at tage med, hvad der kan doneres eller sælges, og hvad der skal gå til en cirkulær tilbagetagningsordning.

Håndtering af overlapsperioden mellem to kontorer

Ved flytninger i samme by er der ofte en periode, hvor både de gamle og de nye lokaler er i brug. Overlappet er dyrt og kan give en kompliceret logistik, hvis det ikke er planlagt i forvejen.

  • Hold overlappet så kort som muligt. Forhandl en indflytningsdato for de nye lokaler, der ligger så tæt som muligt på afleveringsdatoen for de gamle.
  • Brug overlappet fornuftigt. Hvis du får adgang til de nye lokaler før den officielle indflytningsdato, så brug tiden til at montere møbler, teste IT og ordne de sidste småting.
  • Undersøg, hvad lejekontrakten kræver ved fraflytning. Ved flytninger i samme by bliver de gamle lokaler ofte afleveret i hast. Find ud af, hvilken istandsættelse der kræves, og sæt penge af til den.

Vigtige pointer

  • Kontorflytninger i samme by bliver ofte planlagt for dårligt, fordi de virker enkle. Udfordringerne er ikke mindre end ved en flytning over længere afstand, bare anderledes.
  • Arbejdet med internetforbindelse, møbler og kommunikation skal starte mindst 8–12 uger før flyttedagen.
  • Perioden, hvor I har to lejemål på samme tid, koster penge og giver risici. Hold den så kort som muligt, og brug den fornuftigt, hvis den ikke kan undgås.
  • Et cirkulært møbelabonnement fjerner en af de sværeste opgaver ved flytningen: at anskaffe, montere og til sidst skille sig af med møblerne.

Skal du flytte kontor i samme by? Tal med NORNORM om at få dit nye rum designet og klar inden du ankommer.

OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL

Når et kontor med 40 medarbejdere flytter inden for samme by, er det vigtigste for produktiviteten, at IT fungerer uden afbrydelser. Planlæg skiftet af IT grundigt, og læg det helst torsdag eller fredag, så eventuelle problemer kan løses i weekenden, før teamet møder ind om mandagen. Med et cirkulært møbelabonnement kan de nye lokaler være fuldt møbleret og klar, før teamet ankommer. Informér medarbejderne tydeligt om de praktiske detaljer: hvordan de kommer derhen, hvor de kan parkere, og hvad de kan forvente den første dag.

Det vigtigste er at inddrage teamet tidligt i stedet for at fortælle om flytningen kort før datoen. Forklar, hvorfor I flytter, uanset om det skyldes vækst, en bedre beliggenhed eller lokaler, der passer bedre til hybridarbejde, og vær konkret om tidsplanen. Vis, hvordan de nye lokaler kommer til at se ud, så snart indretningen er på plads. Anerkend, at en flytning kan være besværlig, og vis, at virksomheden har gjort sig umage for, at den forløber så gnidningsfrit som muligt.

De mest almindelige årsager til forstyrrelser er nedbrud på IT, møbler, der ikke er monteret til tiden, og for lidt information om de praktiske detaljer. Alle tre kan undgås med god planlægning. Start arbejdet med IT, så snart lejekontrakten er underskrevet. Få møblerne monteret to til tre dage før indflytningen. Og send teamet en klar besked med alle praktiske oplysninger senest to uger før indflytningsdatoen.

Den hurtigste måde at undgå driftsstop på er at sørge for, at de nye lokaler er helt klar til brug, før medarbejderne flytter ind. Det betyder, at bredbåndet er tilsluttet og testet, at adgangen til serverne er på plads, at møblerne er monteret og godkendt, og at AV-udstyret i mødelokalerne virker. Når alt det er klar før flyttedagen, kan teamet møde ind og gå i gang med det samme.

NORNORM Sidefod

Nornorm © - Alle rettigheder forbeholdes {{år}}
Privatlivspolitik
Impressum